8 preguntas sobre transformación digital que debe hacerse tu organización sin fines de lucro en este 2022.
Por fin terminamos 2021, un año complicado que ha cambiado totalmente la forma de trabajar en todas nuestras asociaciones, fundaciones y ONGs. El Tercer Sector se ha visto obligado a renovarse para poder seguir llevando a cabo su misión diaria, y sin duda ha sido el año en el que muchas entidades habéis comprendido lo necesaria que es la transformación digital en vuestras organizaciones. Un cambio que sin duda es necesario, y que en muchas ocasiones da vértigo, ya que obliga a cambiar radicalmente la forma de trabajar, hay que aprender nuevos conceptos, un nuevo software que os ayude, pero que, sin duda, merece la pena si queréis seguir cumpliendo vuestros objetivos.
Se trata de un cambio es tecnológico, cultural, estructural y de recursos. La aplicación de mejoras tecnológicas tiene un impacto directo en la calidad de la misión, y es aquí, donde TechSoup Spain quiere apoyaros lo más posible para que de esta forma, esta transición sea lo más sencilla posible.
Pese a que sí existen entidades con un elevado grado de digitalización e, incluso, encontramos alguna asociación nativa digital, lo cierto es que la penetración de la tecnología en el Tercer Sector es más bien testimonial.
Es por eso, que para este año 2022 que comenzamos, queremos sugeriros que os hagáis 8 preguntas de digitalización que pensamos que pueden ser muy importantes para vuestro inicio o vuestra evolución en este necesario proceso:
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1.- ¿CÓMO PODÉIS CONSEGUIR QUE MÁS GENTE CONOZCA VUESTRA ORGANIZACIÓN?
Que vuestra asociación, fundación u ONG sea vista por el mayor número de personas posibles que puedan identificarse con ella y convertirse en donantes o voluntarios, es absolutamente esencial. Al final de ello depende la sostenibilidad de vuestra organización y la capacidad de llevar a cabo más o menos proyectos que ayuden a más colectivos vulnerables.
El principal propósito que os recomendaríamos al respecto sería que hicierais uso de Google Ad Grants, una subvención de 10.000$ mensuales que Google ofrece a las entidades sin fines de lucro entidades validadas y elegibles por TechSoup Spain. Gracias a ella, podréis pujar por palabras clave y aparecer en los resultados de búsqueda. Eso hará que sin duda tengáis más visitas en vuestra página web y probablemente más interesados en vuestra causa. ¡Es gratuita y una vez configurada la cuenta y en funcionamiento, desde el primer día notaréis la diferencia!
Se trata de una plataforma muy similar a la de Google Ads, y podréis sacarle el máximo partido si cumplís unos requisitos que os pide Google en cuanto a la calidad de las campañas. Cuesta un poco hacerse a ella, la verdad, pero una vez lo logréis… ¡no os arrepentiréis!
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2.- ¿CÓMO PODÉIS MANDAR COMUNICACIONES MÁS IMPACTANTES Y ATRACTIVAS A VUESTROS SOCIOS, DONANTES Y VOLUNTARIOS?
Es importante cuidar la imagen de marca de vuestras asociaciones, fundaciones y ONGs. Los pequeños detalles son esenciales y es importante aproximaros a vuestros socios, donantes y voluntarios siguiendo un determinado patrón de diseño y con un determinado tono comunicativo.
Las campañas de emails automatizadas dirigidas a vuestra base de datos son el método más efectivo de comunicaros, y es por ello que hay que hacerlo con una frecuencia y con un diseño atractivo. Existen plataformas de envíos de correos electrónicos gratuitas muy buenas que sin duda cumplirán todos los mínimos para ello, pero os planteamos que le deis una vuelta de tuerca más y uséis una herramienta de automatización de marketing como es Active Trail, donde podréis crear vuestros emails de una forma muy sencilla y atractiva a partir de plantillas, diseñar landing pages de forma muy sencilla, mandar campañas de SMS, realizar encuestas y además con un servicio de soporte que podrá ayudarte ante cualquier duda. Además, tiene una prueba gratuita sin compromiso de 30 días. ¡Probadla, analizad los resultados y comentadnos si os ha merecido la pena!
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3.- ¿CÓMO PODÉIS SEGUIR LLEVANDO A CABO EVENTOS EXITOSOS?
Desde hace un par de años, los eventos de vuestras entidades se han visto obligados a cancelarse y han pasado a ser solamente online. El Covid-19 ha modificado totalmente nuestra estrategia a la hora de encontrarnos cara a cara con nuestros seguidores, socios, y donantes, y aunque las cosas parece que van mejorando poco a poco, tendremos que seguir llevando a cabo este tipo de eventos tanto de forma online como de forma híbrida.
Contar con un buen software que os facilite llevar a cabo este tipo de encuentros, tanto con vuestros compañeros de trabajo y con los voluntarios, puede ser determinante, sacándole el mayor partido y aprovechando las reuniones al máximo. Una opción con la que tantos nos hemos familiarizado en los últimos meses como Zoom, puede ser una gran opción, disfrutando de todo su potencial gracias a la licencia de Zoom Pro: sin límite de tiempo, pudiendo guardar las grabaciones en la nube y sobre todo para emitir eventos online tanto en Youtube como en Facebook Live.
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4.- ¿CÓMO PODÉIS PROTEGER TODO EL SISTEMA INFORMÁTICO DE VUESTRA ENTIDAD?
Las entidades sin fines de lucro contamos con una gran cantidad de información sensible de nuestros donantes y es por ello que nuestros datos tienen que ser protegidos, ya que la pérdida de los mismos, podría suponer un desastre para nuestras asociaciones, fundaciones y ONGs. De hecho, nuestras entidades son de las más atacadas por los ciberdelincuentes debido a que suelen estar poco protegidas.
Es necesario que actualicéis vuestros equipos para mejorar vuestra seguridad. El contar con el último sistema operativo Windows es importante, ya que ofrece a los usuarios nuevas características frente a posibles ataques. Obtendréis también mejoras de rendimiento, gestionando el sistema los datos de una mejor manera, lo cual ayudará a detectar ataques de red y al ser la última versión, ya tendrá corregidos los fallos de seguridad de las versiones anteriores, vulnerabilidades que pueden ser aprovechadas por los piratas informáticos para desplegar sus ataques.
Tener actualizados nuestros equipos, los antivirus que utilizamos (Bitdefender o Norton), realizar copias de seguridad de nuestros sistemas (Veritas) y unificar nuestras contraseñas con un gestor de identidades (Okta) puede ayudar en gran medida a anteponernos a esos ataques. Es esencial adaptarnos a cualquier nueva estrategia que puedan utilizar los piratas informáticos.
En definitiva, como vemos es muy importante mantener nuestros equipos y sistemas actualizados para mejorar así la seguridad. Son muchos los ataques y técnicas que podemos prevenir simplemente con actualizar nuestros sistemas y mantener las últimas versiones.
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5.- ¿CÓMO PODÉIS SACARLE EL MÁXIMO PARTIDO A LAS REDES SOCIALES?
Las entidades sin fines de lucro habéis integrado las redes sociales en vuestras estrategias de comunicación. Desde la irrupción de plataformas como Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube o Instagram, las asociaciones, fundaciones y ONGs visteis en estas redes una interesante oportunidad para difundir sus actividades y alcanzar sus objetivos, y sin duda es así. Y más aún, en la situación en la que nos encontramos en la actualidad.
Es necesario crear un plan de redes sociales parándoos a analizar qué objetivos tenéis con ellas, a qué publico queréis alcanzar, en qué plataformas queréis tener presencia, qué tipo de contenidos queréis publicar, con que tono y estilo queréis hacerlo…
Una vez hecho el análisis previo, será interesante la realización de un calendario editorial, para que programéis con antelación los contenidos que queréis publicar y para marcar los días relevantes en vuestro calendario según vuestra causa.
Existen muchas herramientas online para gestionar las redes sociales de tu entidad que en caso de que vuestra actividad en estas plataformas sea muy intensa pueden ahorraros bastante trabajo.
El diseño de las publicaciones es también importante. Reflejar visiblemente vuestro logo en todas las publicaciones, con un determinado patrón de diseño, con una paleta de colores definida, creará una imagen de marca única para vuestra organización, y merece la pena dedicarle un tiempo para crearos un estilo que os diferencie y os reconozca de las demás. Canva Pro (no pertenece al catálogo de TechSoup Spain ni tenemos vinculación alguna con este software) nos parece una gran herramienta para llevar a cabo publicaciones basadas en plantillas con un sinfín de posibilidades. Sin embargo, si necesitáis un editor de retoque de imágenes o de creación de vídeos que os dé una mayor versatilidad y una mayor capacidad de crear desde 0, os recomendamos haceros con el pack de Adobe Photoshop y Adobe Premiere Elements, donde podréis dar rienda suelta a vuestra creatividad creando contenidos impactantes.
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6.- ¿CÓMO PODÉIS MEJORAR EL TRABAJO EN EQUIPO DENTRO DE VUESTRA ORGANIZACIÓN?
Trabajar en equipo dentro de vuestras asociaciones, fundaciones y ONGs es esencial. Con el teletrabajo, es esencial contar con herramientas que os permitan no solo hacer seguimiento de las tareas que llevan a cabo vuestros compañeros y compañeras, sino comunicaros con ellos de forma eficiente o tener todos vuestros archivos subidos a la nube para que sean accesibles para todos los miembros de vuestro equipo.
Un gestor de proyectos puede ser de gran ayuda en lugar de tantas hojas de Excel, emails y otras herramientas. Disponer de un software desde el cual puedas hacer seguimiento de todas las tareas y gestionarlas, puede suponer un gran ahorro de tiempo para vuestra entidad y una gran plataforma colaborativa. Plantearos el uso de una herramienta de colaboración como Asana, que os permitirá compartir comentarios, archivos y actualizaciones de estado. Además, podréis obtener una vista completa del trabajo para que los equipos realicen las tareas correctas en el momento correcto. ¡Sin duda un software que puede ayudaros mucho en vuestra gestión en el día a día!
Estableced comunicaciones y conexiones con diferentes grupos de trabajo, de forma flexible e inclusiva. Slack es un software de mensajería con el que podréis conectar con la información, conectaros con otras personas y enviar mensajes grupales, pensada para una mejor gestión de equipo. Es la herramienta idónea para que trabajéis con otras personas u os reunáis con diferentes compañeros de equipo, gestores de proyectos, responsables de recaudación de fondos, como si estuvierais en el mismo sitio, eliminando las limitaciones del espacio y el tiempo y permitiendo el acceso a la información más relevante de una forma sencilla y eficaz. El trabajar en diferentes canales permite que la información se pueda compartir con todo el mundo al mismo tiempo, lo que permite a los equipos mantenerse al tanto de todo y tomar decisiones más rápido.
Contar con su sistema de almacenamiento en la nube con la ventaja de poder acceder a vuestra información en el momento que lo requiráis, y desde el lugar en el que os encontréis puede resultar muy interesante para vuestras entidades. Y más aún si se trata a través de una sencilla plataforma que priorice tanto la seguridad de los archivos como su confidencialidad. El software de Box, te ofrece estas posibilidades, además de integrarse con Microsoft Office o DocuSign y facilitaros el trabajo en equipo a través de la creación de notas y el envío de comentarios. Compartir archivos y carpetas, editar documentos en tiempo real y poseer el control de versiones para saber quién y cuándo editó un determinado documento puede ser de gran ayuda.
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7.- ¿CÓMO PODÉIS LLEVAR A CABO RECAUDACIONES DE FONDOS MÁS EFECTIVAS?
Las recaudaciones de fondos físicas se han visto claramente afectadas por la pandemia y es por ello que hay que desarrollar un nuevo sistema online que nos permita compensar la reducción de ingresos de forma presencial y captar nuevos seguidores y donantes.
En primer lugar, tenéis que trabajar vuestra web, y en la página de inicio dejar de forma muy clara la misión de vuestra asociación, fundación u ONG y cómo se puede colaborar con ella. El que tengáis un botón de llamada a la acción con un “Dona ahora” junto a una imagen impactante puede resultar diferencial.
Debéis mejorar el SEO de vuestra página, utilizando a menudo las mismas palabras clave para que Google os posicione mejor y de esa forma podáis conseguir más visitas y consecuentemente podáis recibir más donaciones. Sin embargo, esto es algo que se va haciendo a muy largo plazo, pero es importante tenerlo en cuenta.
Podéis plantearos la realización de un sistema de donaciones a través de un formulario en vuestra propia página web que se vea bien tanto en versión PC como versión mobile. Nuestro consejo es que no le pidáis demasiados datos a los usuarios y si es posible que tengáis dos formularios distintos, uno para donaciones puntuales y otro para donaciones recurrentes.
Además, podéis utilizar plataformas externas de micro donaciones. Son una forma fácil de mostrar nuestros proyectos y motivar a los donantes para realizar pequeñas donaciones sobre causas concretas.
Una buena opción de este tipo de herramientas es Teaming, una plataforma de donaciones de 1€ al mes que no cobra ningún tipo de comisión, con lo que todo lo recaudado llegará a la cuenta corriente de vuestra asociación, fundación u ONG. Podéis publicar vuestro grupo en su web, difundidlo en vuestras redes sociales o a vuestra base de datos y cada persona que se una, donará 1€ mensual. Al ser una cantidad baja, la barrera de entrada es mucho menor y lo importante es pensar que es una cantidad recurrente. Además, puede ser una buena forma de darte a conocer para después conseguir que esa persona se convierta en un donante o socio regular.
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8.- ¿CÓMO PODÉIS MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD EN VUESTRO TRABAJO DEL DÍA A DÍA?
Dependiendo de vuestras necesidades específicas, podréis encontrar diferentes licencias o software en la plataforma de TechSoup Spain que puedan ahorraros mucho tiempo. Algunos de los productos más demandados por las entidades suscritas al programa son:
- DocuSign: Evita desplazamientos pudiendo firmar documentos de forma oficial de forma online.
- AWS: Realiza desarrollos más complejos para tu entidad en la nube de Amazon.
- Microsoft Office 2021: Ten a mano la suite ofimática más utilizada y más reciente para poderle sacar el máximo partido.
- Adobe Acrobat Pro: Edita, comenta y trabaja con pdfs.
- Autodesk: Saca el máximo partido a uno de los mejores softwares de diseño y fabricación, con experiencia en los sectores de la arquitectura, la ingeniería y la construcción.
- Tableau – Power BI: Saca el máximo partido a los datos de tu organización sin fines de lucro gracias a una plataforma de análisis visual que transforma la manera en que usamos los datos para resolver problemas.
- Cisco: Crea tus propios sistemas wifi y de red en tu entidad.
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Estamos convencid@s que una vez que os realicéis estas preguntas, encontraréis algunas maneras de mejorar el trabajo en vuestra organización. Y ya sabéis, que, si tenéis alguna duda, siempre podréis contactarnos en nuestro email de info@techsoup.es. ¡Deja que 2022 sea por fin el año de la transformación digital de tu asociación, fundación u ong!
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