5 razones para usar un gestor de proyectos como Asana en tu ONG

A muchos de nosotros la terminología y metodologías de gestión de proyectos que se mencionan en foros sobre gestión eficiente y dirección de organizaciones, nos suena compleja y lejana a la realidad de nuestras organizaciones, muchas veces más pequeñas y trabajando en un contexto impredecible.

No obstante, casi cualquier tipo de organización sigue algún tipo de marco de gestión de los proyectos que realiza, aunque no esté claramente definido, y desarrollar un sistema para dar seguimiento y completar tareas es una actividad fundamental cuando tenemos que tratar con varias personas para llevar a cabo nuestra misión.

Hoy en día, la informática pone a nuestro alcance una serie de herramientas que se han ido haciendo cada vez más intuitivas y fáciles de manejar, permitiendo además ajustarse al nivel de complejidad que necesita nuestra organización.

Entre ellas, TechSoup trabaja y cuenta con Asana como donante desde hace ya unos años, y recientemente, esta ayuda de Asana es ahora todavía más ventajosa para las ONGs, ya que ha decidido suprimir por completo la tarifa administrativa en el acceso al descuento que ofrecen para los miembros de TechSoup Spain. Lee más sobre Asana aquí.

A partir de ahora, podrás acceder a un descuento del 50% en la suscripción de Asana Business o Asana Premium, con una tasa administrativa de 0 euros. (Solo deberás pagar el 50% de la suscripción que contrates con Asana). Pulsa aquí para acceder al descuento.

Si vuestra organización todavía no cuenta con una herramienta eficaz para gestión de proyectos, desde TechSoup queremos animaros a que consideréis empezar a utilizar una, compartiendo con vosotros 5 razones por las que os puede beneficiar utilizar un gestor de proyectos en vuestra organización.

 

 

 

  1. Gestionar de manera eficiente tu tiempo y equipos

La primera razón puede que sea la más evidente, pero vale la pena insistir ya que se ha demostrado que el uso de herramientas en gestión de proyectos ayuda a ser más eficiente con nuestros recursos, y en organizaciones que siempre tenemos escasez de tiempo, de presupuesto y de manos para ayudar, esto es más importante que nunca.

La gestión de proyectos es una actividad compleja, que nos obliga a mantener un control sobre presupuestos, personas, actividades, y multitud de factores externos. Un proyecto bien planificado permite a la persona dirigiéndolo ver en qué estado se encuentra cada tarea, pudiendo redirigir recursos a las más retrasadas y anticipar costes, y necesidades de otros recursos.

 

  1. Coordinar a personas deslocalizados

En línea con la razón anterior, el trabajo en remoto, tan popular en los últimos años, era una realidad ya en muchas entidades sin fines de lucro, donde las personas tiene que trabajar fuera de la sede, moviéndose frecuente mente o viajando también internacionalmente.

Ante la imposibilidad de trabajar juntos todo el tiempo, contar con una “pizarra” virtual en la que consultar calendarios, tareas, hacer preguntas, compartir dudas e inquietudes, permite a todo el equipo entender que tareas tiene pendientes, sabiendo que tienen que hacer en cada momento, y así pudiendo administrarse de forma autónoma, y seguir conectados sin importar donde están.

 

  1. Asignar y dar seguimiento a las tareas de tus voluntarios

Utilizar Asana puede ser particularmente útil cuando trabajas con personas voluntarias. Por un lado, permite al voluntario tener una visión del proyecto y entender cuáles son sus tareas asignadas, consultar sus dudas, identificar a otras personas del equipo para pedir ayuda, etc.

En muchos casos también, algunas ONGs utilizan Asana para marcar una hoja de ruta en el proceso de formación de sus voluntarios, pudiendo crear listas de tareas para que completen, viendo todo su plan de formación y compartiendo sus dudas con el equipo de formación.

 

  1. Dar consistencia a la planificación de tus proyectos

Con un gestor de proyectos como Asana, puedes utilizar planes anteriores para crear tus nuevos proyectos, o incluso crear plantillas que te sirvan para utilizar en eventos y proyectos que realices de forma recurrente. De esta manera hacer mucho más rápido la planificación inicial, y a partir de ahí puedes ir hacer las modificaciones que consideres según los plazos específicos que tengas, asignación a nuevas personas de tu equipo, etc.

Por ejemplo, si en vuestra entidad organizais eventos de recaudación de fondos parecidos en distintos momentos del año, podéis crear una plantilla sobre el ABC de estos proyectos, e ir mejorando y añadiendo pasos o tareas conforme vayáis aprendiendo.

 

  1. Utilizar el conocimiento de eventos anteriores

Utilizar un gestor de proyectos puede ser muy útil a la hora de almacenar y gestionar conocimiento y lecciones aprendidas. Al poder enlazar en tus tareas de Asana emails, documentos, personas, comentarios, problemas… con el tiempo permite tener una forma más fácil de ver el historial de un proyecto determinado, la estructura que tuvo, quienes se encargaron de las tareas, que dificultades aparecieron.

Esto es especialmente importante en organizaciones en las que el personal cambia frecuentemente, que trabaja con voluntarios, etc. De modo que aunque el anterior responsable del proyecto ya no trabaje en la organización, podréis ver como se estructuraba de una manera mucho más fácil.

Esperamos que estas razones os animen a probar un gestor de proyectos. Desde TechSoup Spain os recomendamos probar Asana, pudiendo acceder primero a una prueba gratuita (podéis solicitar una prueba desde su web), y si os encaja, recordad que podéis optar a un 50% de descuento en la versión premium y business a través de la web de TechSoup Spain.

 

Si deseas leer más sobre Asana, también puedes leer este artículo que creamos anteriormente en el que encontrarás también algunos tutoriales en video.

 

 

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