¿Qué implica el cambio de Office tradicional a Microsoft 365 y cómo funciona el modelo de suscripción?
La posibilidad de estar siempre conectados a la nube esta cambiando nuestra forma de trabajar, pudiendo aprovechar muchas ventajas de estar permanentemente conectado. Si bien las licencias tradicionales de escritorio (on-premises) y locales siguen siendo increíblemente útiles y valiosas, algunas entidades sin fines de lucro han comenzado a interesarse en la flexibilidad de los productos basados en la nube de Microsoft.
El primer cambio que debemos tener en cuenta, es que las licencicas on-premises, que encontramos disponibles a través de los programas de donaciones y descuentos de Microsoft de TechSoup Spain, nos dan acceso a licencias en propiedad de forma perpetua. Es decir, pagaremos una sola vez (la tarifa administrativa para la donación, y en los casos de descuento el precio de la licencia con el descuento), y nos olvidamos de tener que realizar nuevos pagos. Nuestras licencias estarán cubiertas para las actualizaciones de los próximos 2 años, y seguirán funcionando permanentemente (aunque finalmente queden obsoletas tras pasar varios años).
Las licencias en la nube, sin embargo, funcionan como una suscripción, de modo que no compramos la propiedad de la licencia, sino que "alquilamos" el derecho a utilizarla (como hariamos por ejemplo con una suscripción a un servicio de streaming, por ejemplo Netflix o Spotify). De este modo pagaremos una cantidad menor cada mes por ellas, pero tendremos que asumir este coste cada mes para poder seguir disfrutándolas. En este modelo, sin embargo, aseguramos que todas las actualizaciones y cambios se implementarán automáticamente en nuestras licencias siempre que nuestros equipos se conecten a la nube y continuemos pagando la suscripción. (si dejasemos de pagar una licencia, se desactivaría y dejaría de funcionar).
Cada modelo tiene sus ventajas e inconvenientes. Mediante las licencias perpetuas acotamos el gasto en el que vamos incurrir y no estaremos atados a una suscripción, sin embargo las prestaciones que ofrece la nube permiten el uso de otras herramientas y estar permanentemente actualizado, pero sin poder controlar si los precios cambiarán en el futuro (Microsoft garantiza el precio de sus licencias durante 12 meses).
Si crees que tu organización se puede beneficiar más de las licencias tradicionales on-premises de Office, en nuestro catálogo podrás acceder a las donaciones de Office Standard que Microsoft pone a disposición de las entidades elegibles de TechSoup Spain.
Sin embargo, si quieres saber más sobre las prestaciones de Microsoft 365 y qué planes pueden convenir a tu entidad, te animamos a continuar leyendo, tal vez no estéis preparados a día de hoy para dar el salto a la nube, pero en el futuro podría ser una opción interesante, y además a día de hoy Microsoft quiere ayudar a las organizaciones a dar el salto con suscripciones gratuitas y ayuda para actualizar tu sistema operativo.
¿Qué opciones tengo para implantar Microsoft 365 en mi entidad?
A diferencia de las licencias tradicionales on-premises, Microsoft 365 ofrece una serie de planes diferentes dependiendo de las necesidades y presupuestos de las organizaciones. En esta tabla te mostramos las diferencias entre los distintos tipos de licencia Microsoft 365 Business:
¿Qué tipo de plan de Microsoft 365 conviene a mi entidad?
Microsoft ofrece licencias en la nube tanto donadas como con descuento, al igual que nuestros programas tradicionales de donación y descuento de software, pero con más opciones y flexibilidad.
Las licencias en la nube se pueden combinar, para adaptarse mejor a las necesidades de tu entidad. Todas las licencias se basan en la misma estructura de aplicación, solo que con diferentes características y componentes de seguridad disponibles.
Quizás algunas personas de tu equipo sólo necesiten una licencia básica para la elaboración colaborativa de documentos, y en cambio tu equipo de sistemas necesite acceso a funciones de seguridad avanzadas disponibles sólo en una licencia premium. Con las soluciones en la nube, cada usuario puede tener su propia licencia y colaborar con facilidad. Además, debido a que se trata de soluciones en la nube basadas en suscripciones, siempre obtendrás las mejores y más recientes actualizaciones de funciones y seguridad disponibles.
Si estáis decididos a implantar Microsoft 365 en vuestra organización, podeis arovechar la oferta donada de Microsoft 365 Empresa Premium de Microsoft para sus primeras 10 licencias. Estas licencias están disponibles de forma gratuita e incluyen versiones tanto en la nube como instaladas (o de escritorio) de las aplicaciones de Office. Microsoft 365 Empresa Premium también incluye Teams para comunicaciones (videollamadas, chat, etc.), almacenamiento en la nube, derechos de actualización de Windows y soluciones para la administración de dispositivos.
Si necesitas más de 10 licencias, te recomendamos que solicites Microsoft 365 Empresa Estándar, Microsoft 365 Empresa Premium u Office 365 E3 según las necesidades de seguridad de tu organización. Estas licencias están disponibles con un descuento significativo e incluirán versiones instaladas de aplicaciones de Office. Microsoft 365 Empresa Premium también ofrecerá actualizaciones de Windows, lo que ayuda a reducir la necesidad de instalar nuevo software en el futuro .
Factores a tener en cuenta al seleccionar licencias de Microsoft
Pero, ¿cómo averiguar cuál es la mejor licencia para tus necesidades? En primer lugar, debes hacerte las siguientes preguntas:
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¿Quién usa la licencia? Las licencias en la nube donadas por Microsoft son solo para personal remunerado, pero si tienes voluntarios, existen licencias específicas para personas voluntarias disponibles. Consulta la política de elegibilidad de Microsoft para más información.
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¿Cuántas personas de tu organización necesitan licencias? Microsoft ofrece las licencias adaptadas al tamaño de la entidad. Las organizaciones pequeñas y medianas tienen menos de 300 usuarios, y pueden beneficiarse de las licencias “Empresa”. Las grandes organizaciones tienen más de 300 usuarios requieren licencias “Enterprise”.
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¿Cuáles son las aplicaciones clave que tu equipo necesita utilizar? Casi todas las licencias vienen con las aplicaciones esenciales en las siguientes áreas:
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Productividad: Word, Excel, PowerPoint y Outlook
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Comunicación y colaboración: Teams
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Gestión de datos: OneDrive y SharePoint
Además, piensa si tu organización necesitaría versiones de licencia tanto en la nube como de escritorio, y qué aplicaciones y funciones adicionales podría necesitar. Las licencias “Empresa”, por ejemplo, vienen con herramientas de gestión del trabajo como To Do y Planner. También se puede agregar Microsoft 365 Audio Conferencing para mejorar el uso de Teams (permite a los participantes llamar a reuniones desde sus líneas de voz/audio en lugar de aplicaciones web, móviles o de escritorio).
- ¿Qué características de seguridad son necesarias para tu organización? Los aspectos clave a considerar incluyen: el tipo de datos que se están almacenando; y si existen o no restricciones legales sobre cómo debes administrar y reportar tus datos. Por ejemplo, las organizaciones que brindan servicios de salud pueden necesitar asegurarse de que sus sistemas respalden el cumplimiento de RGPD. Es posible que también desees tener seguridad adicional en la administración de aplicaciones y dispositivos en toda tu organización. También recomendamos que las entidades sin fines de lucro consideren la Protección contra amenazas avanzada (ATP) de Microsoft Office 365 para proteger su correo electrónico contra malware y virus desconocidos. Los planes de ATP tienen capacidades de seguimiento y generación de informes para brindar a sus administradores información sobre los posibles ataques que ocurren en su organización.
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¿Cuál es el presupuesto disponible para digitalizar tu organización? Existen diferentes opciones para dar el salto a la nube; algunas de ellas son donadas por Microsoft y no suponen un coste para tu entidad. Se trata de Microsoft 365 Empresa Básico y Office 365 E1 (además de las 10 licencias donadas de Microsoft 365 Empresa Premium que mencionábamos anteriormente). Verás que no incluyen aplicaciones de escritorio (es decir, las aplicaciones que se instalan en el ordenador y no caducan). Es posible que todos o algunos de los usuarios de tu entidad las necesiten. En ese caso, podrías solicitar para ellos licencias perpetuas de Office Standard del catálogo de TechSoup Spain (tanto para PC como para Mac) o bien optar por planes de pago de Microsoft 365 u Office 365. Ten en cuenta que el modelo en la nube supone un coste por cada usuario y mes que esa licencia está activa, mientras que las licencias perpetuas suponen un pago único cuando se solicitan, y quedan ancladas a la versión que descargas (por ejemplo, Office 2019) aunque las licencias perpetuas de Microsoft que se solicitan a través de TechSoup Spain incluyen dos años de Software Assurance para actualizar gratuitamente la versión (salvo Get Genuine).
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¿Cuál es la estrategia para digitalizar tu organización? Quizás la motivación para dar el salto a la nube haya sido consecuencia de la situación derivada de la COVID-19 y la necesidad de contar con herramientas de comunicación como Teams, incluida en los planes en la nube de Microsoft. Quizás estabas buscando una solución segura y robusta con la que gestionar tu entidad y los datos potencialmente sensibles que manejáis. Sea cual sea la motivación para transicionar a la nube, supone una nueva forma de colaborar, y todas las personas de la entidad deben estar abiertas al cambio, al aprendizaje continuo y a divertirse innovando. Sin duda la nube nos hace la vida más fácil, y también requiere un periodo de adaptación, diferente en cada persona de vuestra entidad. Gracias a Microsoft, en TechSoup Spain puedes encontrar cursos sobre cómo sacar el máximo partido a las herramientas disponibles en la nube (Teams, OneDrive, Sharepoint, y muchos más) para que aprender sea más fácil que nunca. Son cursos breves, en castellano y en inglés, de varios niveles, que encontrarás en el Microsoft Digital Skills Center.
Para poder comparar las ofertas disponibles en la nube para las organizaciones sin fines de lucro, junto con las consideraciones y factores clave que pueden ayudar en tu proceso de toma de decisiones. Accede en este PDF a una descripción más detallada de las diferentes licencias de Microsoft 365 y Office 365 .
Recuerda que también tienes a tu disposición licencias perpetuas de Office Standard a través de nuestro catálogo.
¿Listos para empezar? Puedes solicitar productos en el catálogo de Microsoft.
Esperamos que este articulo te haya brindado la información que necesitas para comenzar, o continuar, tu viaje hacia la búsqueda del conjunto adecuado de soluciones de Microsoft en tu organización sin fines de lucro.