En medio de la pandemia de COVID-19, muchas organizaciones sin fines de lucro están trabajando horas extras para ayudar a su comunidad, mientras tienen que reinventar su estructura operativa para adaptarse a la nueva forma de trabajo que exige el distanciamiento social.

Microsoft Teams es una herramienta integral para ayudarte a colaborar eficazmente con tu equipo, organizar proyectos y encontrar un proceso que te funcione. El trabajo remoto puede ser un desafío, por lo que hemos creado esta guía para ayudarte a comenzar a trabajar en equipos. ¡Lo mejor de todo es además que obtener acceso a Teams es gratis para organizaciones sin fines de lucro!

¿Qué es Teams?

Microsoft Teams es la plataforma de trabajo en equipo en Microsoft y Office 365. Incorpora varios elementos interconectados para permitir que cualquier empresa, grande o pequeña, colabore de manera efectiva y cumpla sus objetivos.

Chatea, colabora y reúnete

Con Teams, la comunicación se facilita mediante las funciones integradas de chat y colaboración y la capacidad de acceder, compartir y editar documentos en tiempo real. Puedes compartir archivos con colegas, chatear uno a uno o en grupos y organizar reuniones sin salir de tu escritorio.

Programa reuniones con tu equipo o simplemente pasa directamente de la función de chat a una videollamada con solo tocar un botón. Con ciertas licencias, incluso puedes organizar conferencias u otros eventos en vivo de hasta 10,000 personas, para que puedas estar cerca de tu comunidad, incluso mientras estamos físicamente separados. Teams permite también la posibilidad de agregar participantes por audio a través de un número de teléfono (disponibles para organizaciones sin fines de lucro con un descuento).

La seguridad es lo primero

Trabajar a distancia puede generar al principio cierta preocupación respecto a los datos de tu organización y quién puede acceder a ellos. Teams tiene un profundo compromiso para salvaguardar tu privacidad, proteger tus datos de personas ajenas y de amenazas de ciberseguridad, y darte control sobre quién puede entrar o no en una reunión.

¿Por dónde empezar?

Teams está incluido en Office 365, por lo que para poder utilizarlo, deberás asegurarte de que todos en tu organización tengan licencias de Microsoft 365 u Office 365 para que puedan acceder a Teams. Desde este entorno, podrás encontrar Teams entre las aplicaciones de la interfaz de Office 365, junto con Outlook, SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft.

Si no tienes Office 365, puedes solicitarlo a través de TechSoup o registrarte para obtener una cuenta gratuita de Teams para comenzar a usar la herramienta. Desde allí, puedes iniciar sesión en tu cuenta de Office 365 y comenzar a experimentar con las características que ofrece Teams. Puedes acceder a Teams a través de tu navegador web o mediante una aplicación de escritorio. Recomendamos utilizar la aplicación de escritorio para una mejor usabilidad y rendimiento.

Ahora puedes crear tus primeros equipos, canales y pestañas. Dedica un tiempo a experimentar con estos y, si es posible, prueba su configuración con un pequeño grupo de empleados antes de implementarla en toda la organización.

Los equipos que creas son grupos de personas, contenido y herramientas que rodean los diferentes proyectos en tu organización. Puedes optar por crear equipos basados ​​en la estructura organizativa, grupos que a menudo necesitan trabajar juntos o una combinación de ambos.

Dentro de cada equipo, hay canales, que mantienen las conversaciones organizadas y garantiza que todos en el equipo puedan obtener acceso a los archivos y herramientas que necesitan para cada sección de un proyecto. Si estás implementando un nuevo servicio, por ejemplo, es posible que tengas un canal para generar ideas sobre la logística, uno para la planificación de las comunicaciones, otro para las finanzas, etc. Organiza sus canales de una manera que tenga sentido para tu equipo.

Dentro de cada canal puedes usar pestañas para anclar recursos que son relevantes para aquellos que trabajan en esa área del proyecto. Dentro de un canal de Finanzas, por ejemplo, puedes anclar una hoja de cálculo de Excel de los costes proyectados del proyecto.

Para obtener documentación más detallada sobre cómo poner en funcionamiento equipos, canales y pestañas, visita esta página creada por Microsoft.

Próximos pasos

Una vez que hayas comprendido lo esencial, toma algunas decisiones sobre quién puede crear equipos, cómo se organizarán y quién fuera de vuestra organización tenndrá acceso de invitado. Esto ayudará a todos a realizar un seguimiento de los objetivos de cada canal, proteger los datos de tu organización y permitir realizar una transición sin problemas.

Para ayudaros a ti y a tus colegas a acostumbrarse a los equipos, intenta crear un equipo específicamente para adoptar la plataforma. Asegúrate de haber incluido al menos una o dos personas que conozcan bien los básicos de Teams.

Estás listo para comenzar a usar Teams para comunicarte con tus colegas, programar videollamadas y llevar a cabo vuestros proyectos. No te preocupes si no dominas todas las funcionalidades de Teams, verás que conforme os acostumbrais a utilizarlo podréis añadir más.

Sabemos que es un momento increíblemente difícil para muchas organizaciones sin fines de lucro, que luchan por satisfacer aún más necesidades que antes mientras implementan estrategias de trabajo remotas, tal vez por primera vez. No es fácil y no es barato. Si os preocupa el presupuesto, Teams podría ser una alternativa para vuestra organización, ya que está incluido en Office 365, que muchas organizaciones ya utilizan. Cumple con las pautas de seguridad para que los datos de sus componentes estén seguros (siempre que las configuraciones de seguridad relevantes estén en su lugar), y es relativamente fácil de configurar y usar.

Si aún no tienes Office 365, aún puedes aprovechar muchas de las funciones de Teams. Teams está disponible de forma gratuita, lo que le permitirá utilizar algunas funciones básicas para probarlo y ver si cree que valdría la pena para su organización. Además, muchos planes de Microsoft 365 y Office 365 están disponibles como donación a organizaciones sin fines de lucro.

El pasado mes de junio de 2020 organizamos, de la mano de Microsoft Iberia, una serie de webinars explicando más en detalle las funcionalidades de Teams y su uso como herramienta para gestionar equipos, colaborar y compartir. Te animamos a que los veas a través de este enlace donde los hemos puesto a vuestra disposición.

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