Herramientas para facilitar el teletrabajo en tu organización

 

Mientras continúen las medidas de contención frente al COVID-19, Nos hemos visto todos obligados a trabajar de forma remota en la medida de lo posible.

Aunque muchas organizaciones no pueden implementar políticas de trabajo desde casa por la naturaleza de su trabajo, en el caso de otras y con ayuda de una serie de herramientas, es posible que vuestra organización pueda continuar operando en remoto, esperamos que estas herramientas os sean de utilidad.

Una transición planificada a trabajar en remoto idealmente requeriría de un tiempo y fases de adaptación, pero dada la urgencia muchos nos hemos visto en la obligación de implementarla rápidamente. Por eso, de cara a tratar de ayudar a adaptarse a esta situación imprevista, os proponemos una serie de recursos a continuación (muchos de ellos gratuitos) que se pueden implementar con relativa rapidez, con poco o ningún soporte técnico externo.

 Hemos dividido estas herramientas en dos categorías:

• ¿Cómo hablo con mi equipo? Soluciones de comunicaciones para el personal que trabaja de forma remota. Te proponemos algunas soluciones para hablar con tu equipo, ofrecer conferencias a grandes grupos y para organizar y coordinar a tu equipo.
• ¿Cómo seguir trabajando juntos? Gestión de documentos y colaboración para trabajo remoto. Te proponemos herramientas para gestionar documentos en grupo y conectarte con los equipos de otros empleados.

Hemos elaborado además una práctica tabla donde podrás ver las principales ventajas que ofrece cada herramienta para que puedas elegir mejor cual se adapta a tus necesidades, así como indicaciones sobre las ventajas que tienes por pertenecer al programa de TechSoup.

 

 

 

¿Cómo estar en contacto con mi equipo?

Soluciones de comunicaciones para el personal que trabaja de forma remota

Actualmente muchas organizaciones ya trabajan con el correo electrónico alojado en la nube a través de Office 365 y GSuite.  Si ya las estás beneficiando de los programas para organizaciones sin ánimo de lucro de Microsoft y Google ¡ya estás muy preparado para trabajar de forma remota! Ambas soluciones tienen excelentes funciones que quizás solo necesites activar.

Si quieres saber más de las ventajas de Office365 o G Suite y las ventajas que te ofrece TechSoup puedes informarte en nuestra web información sobre Microsoft o Google for nonprofits.

Funciones clave: gratis en O365, Chat, Compartir documentos y videoconferencia.

Teams es una herramienta de comunicación que se incluye con todas las licencias de Office 365 Business y Enterprise y se puede usar para:

• Colaborar en documentos
• Compartir archivos
• Chatea con miembros del equipo o grupos específicos
• Organizar reuniones

Teams es la herramienta en la que Microsoft ha decidido converger la versión profesional del popular Skype. Permite además crear canales para albergar grupos de trabajo específicos, que pueden incluir almacenamiento de documentos, funcionalidad de chat y notas compartidas.

Si deseas obtener más información sobre Teams y cómo configurarlo y usarlo, puedes informarte aquí.

Funciones clave: usuarios de G Suite, Chat, Compartir documentos, videoconferencia a grupos y audiencias grandes.

La herramienta para llamadas y video conferencias de Google permite hablar a grupos grandes de usuarios identificados a partir de una cuenta en google. Si ya estás utilizando Nonprofit G Suite Basic, Google ha anunciado que hará que la funcionalidad premium de Google Hangouts Meet esté disponible de forma gratuita hasta el 1 de julio. Esto incluye la capacidad de organizar reuniones virtuales para hasta 250 personas y transmisión en vivo para hasta 100,000 espectadores gratis. Puedes leer más aquí.

 

Funciones clave: videoconferencia con alta calidad de imagen y sonido, capacidad para grupos y audiencias grandes. Compartir escritorios y presentaciones.

Zoom es una plataforma de videoconferencia y audio que permite reuniones en línea simples y/o en grupo. El personal puede participar en las reuniones de Zoom desde dispositivos móviles y ordenadores portátiles o fijos. Permite de manera muy sencilla invitar a otras personas de la organización y externas a participar de reuniones.

Una reunión puede tener un anfitrión y hasta 100 participantes, todos los participantes pueden estar presentes por video. Los complementos adicionales proporcionan importantes mejoras como reuniones más grandes, software de conector de sala y herramientas de seminario web; se pueden agregar en cualquier momento durante el año de suscripción de manera adicional y directamente gestionado con Zoom

A través del programa de TechSoup se puede acceder a licencias, y sus complementos, con un descuento del 50% para licencias para distinto número de anfitriones. 

Puedes obtener más información de Zoom en la guía detallada que hemos creado explicando al detalle su coste y su funcionamiento.

 

Funciones clave: Tablones de información, foros de comunicación y compartir documentos.

Slack es una herramienta de comunicación muy popular que ayuda a mantener a su organización conectada a través de mensajes directos y de grupo organizada de manera similar a los foros de internet. En ella se pueden crear hilos/canales que pueden usarse para centralizar las discusiones sobre temas específicos de los equipos. Una versión gratuita de su Plan Estándar está disponible para organizaciones con menos de 250 empleados.

Puedes aprender más sobre el funcionamiento de Slack aquí. También puedes ver más información sobre Slack para entidades sin ánimo de lucro aquí, y consulta en nuestra web si tienes dudas sobre el proceso de validación como entidad sin ánimo de lucro para acceder a Slack.

 

Funciones clave: Espacio colaborativo, tablones de información, compartir información y documentos.

Facebook Workplace es otra gran opción gratuita para las organizaciones sin ánimo de lucro. Funciona como un Facebook interno para empleados y voluntarios, pero está en una aplicación separada de las cuentas personales de Facebook. Workplace está diseñado para ayudar a los equipos a comunicarse, compartir y tomar decisiones juntos en un espacio seguro y privado en línea que es independiente de cualquier otra plataforma que use para el almacenamiento de correo electrónico y documentos.

Informate acerca de las ventajas que te ofrece TechSoup para acceder a este producto en nuestra web.

Puedes aprender más sobre el funcionamiento puedes pulsar aquí. Aquí hay una publicación reciente en el blog de Workplace que destaca cómo se puede usar esta herramienta para mantenerse conectado durante el brote de COVID-19.

Funciones clave: Gestión de proyectos, coordinación de equipos, reparto de tareas y planificación.

Asana es una herramienta online de gestión de proyectos que te permite planificar, organizar y gestionar el trabajo de tu equipo, de principio a fin.

Permite a la organización y reparto de tareas entre miembros del equipo facilitando la coordinación de los equipos pudiendo informar de cambios y avances en cualquier elemento de un proyecto desde donde se encuentren, gracias a las aplicaciones web y móvil de Asana. Puedes obtener más información visitando su página web.

TechSoup ofrece acceso a la versión profesional de Asana con un descuento del 50%. Puedes informarte aquí.

Funciones clave: Visualización y control remota de escritorios. Uso para personal técnico. Servicios de TI en remoto.

Es otra opción para organizaciones con personal trabajando en remoto. Puede ser muy útil para el personal técnico para acceder y controlar dispositivos de forma remota (ya sean ordenadores de sobremesa, portátiles y otros dispositivos) con muy altos estándares de seguridad. También lo puede utilizar el personal para colaborar entre ellos utilizando las funciones de videoconferencia y colaboración en línea. Los recursos de soporte de configuración se pueden encontrar directamente a través de TeamViewer. Puedes aprender más sobre TeamViewer en su página web.

Puedes consultar los precios especiales que tenemos para estas licencias en nuestra web de TechSoup.

 

¿Cómo seguir trabajando en equipo?

Gestión de documentos y colaboración para trabajo remoto

Para trabajar en equipo remoto también debemos encontrar la manera de poder compartir y editar documentos fácilmente en tiempo real, lo que puede ser crítico para realizar proyectos o presentar propuestas. De nuevo, si ya tienes Office 365 o Google for nonprofit para organizaciones sin ánimo de lucro, esas soluciones tienen herramientas integradas de almacenamiento de documentos y colaboración, y solo tendrás que activarlas.

¡ATENCIÓN! Para cualquier solución de colaboración y almacenamiento de documentos en línea, es importante tomarse un momento para pensar en el acceso y los permisos que quieres dar en diferentes carpetas, especialmente si se trata de datos confidenciales sobre donantes o componentes que requieren cumplimiento.

Funciones clave: Usuarios Google, disco duro compartido, edición simultanea

Seas o no usuario de G Suite, la oferta gratuita de Google para organizaciones sin ánimo de lucro incluye Google Drive Basic, una versión comercial de Google Drive que permite establecer permisos para compartir y acceder. Cualquier organización puede usarlo indistintamente a si se es usuario de Office 365, y es una forma rápida de crear un repositorio de documentos en la nube.

Puedes encontrar información sobre Google Drive aquí.

Funciones clave: fácil instalación, disco duro compartido, compartir documentos con externos. Precio especial TechSoup.

La versión profesional de la popular DropBox, es otra gran opción para organizaciones pequeñas (que necesitan 10 licencias o menos) que buscan mover documentos rápidamente a la nube. Box es relativamente fácil de configurar, pero si necesitas ayuda, Box Coaching Corps está disponible para ayudar a las organizaciones pequeñas que necesitan ayuda para configurar Box.

Puedes acceder una donación de 10 licencias a través de nuestro programa de TechSoup.

Funciones clave: O365, Disco duro compartido, alta capacidad de almacenaje y edición simultánea.

Onedrive permite esencialmente es la sincronización de un sistema de carpetas en línea para el almacenamiento de archivos. Esto puede ser muy útil para tener acceso a los documentos y archivos necesarios mientras trabajas de forma remota. Los documentos en OneDrive además se pueden compartir y editar de manera conjunta por otros usuarios.

Puedes ver más información sobre OneDrive aquí.

Funciones clave:O365, Disco duro compartido, alta capacidad de almacenaje y edición simultánea.

SharePoint requiere un poco más de configuración, pero puede ser útil, especialmente para compartir documentos con personas externas a la organización. Si tienes experiencia en administración de sistemas, se puede utilizar el servidor de SharePoint para crear un portal de intranet de su organización para compartir información, gestionar y editar documentos entre varios usuarios y oficina o incluso desarrollar un sitio web de cara al público. Puedes encontrar más información sobre Sharepoint en su web.

En TechSoup ofrecemos el acceso a SharePoint con condiciones especiales que puedes consultar aquí.

Funciones clave: Gestión de documentos. Firma electrónica.

Es un líder mundial en tecnología de firma electrónica, permite la digitalización de los procesos de tramitación y firma de documentación, de una forma fácil, ágil y segura.  DocuSign es una plataforma, basada en la nube, de gestión digital de transacciones (DTM, sus siglas en inglés) y de firma electrónica (eSignature), que cumple con los máximos estándares y regulaciones de seguridad, legalidad y protección de datos. Con DocuSign podrás:

• Optimizar y abaratar el papeleo de tu entidad sin fines de lucro (ESFL).
• Firmar electrónicamente. Fácil, en cualquier lugar, momento, dispositivos y programas.
• Hacer seguimiento de los documentos firmados, almacenando un registro de las firmas.
• Maximizar la confidencialidad y seguridad, una eSignature con todas las garantías legales.

• Mejorar impacto ecológico, minimizando el uso y la gestión segura de documentos en papel.

 

Además, podrás enviar un documento firmado con DocuSign a cualquier persona. No necesitan tener creada una cuenta en DocuSign, para revisar y firmar el documento que les envíes.

Desde TechSoup te ofrecemos dos soluciones, desde acceso a una licencia a perpetuidad o descuento del 75% en una licencia business pro.

Puedes consultar más información aquí.

Funciones clave: Edición de documentos en pdf. Protección de documentos, Firma electrónica.

Herramienta casí fundamental para la edición y tratamiento de documentación, sobretodo cuando se trabaja con persona externas a la organización. Adobe Acrobat Pro permite:

• transformar casi cualquier documento en un pdf.
• Editar pdfs existentes, separar páginas, combinar varios documentos o incluso añadir texto.
• comprimirlos para que ocupen menos espacio y poder ser enviados facilmente por email.
• Protegarlos para evitar que sean editados por terceras personas. 

 

Desde TechSoup te ofrecemos acceder a una suscripción con descuento de distintos productos Adobe: Adobe Acrobat Pro y Adobe Creative Cloud. 

 

Acerca de TechSoup

En TechSoup, nuestra misión es ayudara otras organizaciones sin ánimo de lucro a llevar a cabo su misión. Si todavía no eres parte de TechSoup y quieres saber si puedes beneficiarte de nuestro programa de donaciones puedes conseguir información detallada para registrarte aquí.

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