Hoja de ruta para actualizar tus equipos con Microsoft

Tras suspender el soporte y las actualizaciones de software para Windows 7 y Office 2010 desde 2020, si vuestra entidad continúa utilizando estos productos después del fin del soporte, técnico ofrecido por Microsoft, estas aplicaciones continuarán funcionando, pero los ordenadores pueden ser vulnerables a riesgos de seguridad y virus. Muchas entidades sin fines de lucro utilizáis estas versiones (o incluso anteriores, como Windows XP). Queremos ayudaros en toma de decisiones y orientaros sobre los siguientes pasos que dar para estar preparados, dependiendo de vuestros planes estratégicos y el nivel de madurez digital de vuestra entidad sin fines de lucro. Para esto os animamos a leer la siguiente hoja de ruta con los pasos que deberíais dar antes de tomar una decisión.

 

1. ¿Por dónde empezamos?: El inventario

El primer paso es tener un inventario actualizado de todos los ordenadores (PC o Mac), servidores, licencias, usuarios y sus permisos de acceso a la información, dispositivos, etc. que tiene tu entidad a día de hoy. Además de ser útil para tener un adecuado control, os va a permitir estimar el impacto del cambio en vuestra entidad.

Este ejercicio nos permitirá conocer cuántas licencias de Windows 7 (o anteriores) y Office 2010 (o anteriores) están utilizándose en la entidad y necesitan de acción por vuestra parte para ser actualizadas.

I. Nuestros sistemas operativos:

  • Los sistemas operativos Windows de Microsoft de vuestra entidad deben ser siempre licencias o “Pro” (no “Home”, “Hogar”, “Estudiantes” u otros no autorizados para uso de organizaciones). En este enlace encontrareis cómo averiguar la versión de Windows instalada en un ordenador.
  • Podéis tener ordenadores cuyo sistema operativo sea Windows Pro, pero tener instaladas diferentes versiones (en algunos ordenadores Windows XP, en otros Windows 7, etc.). Es una decisión de la entidad, pero lo ideal es que todos los ordenadores tengan la misma versión de Windows, para simplificar la gestión tecnológica.
  • ¿Habéis adquirido las licencias a través de TechSoup Spain? Si lo habéis hecho en los dos últimos años estaréis cubiertos por el Software Assurance

II. Nuestras licencias:

¿Qué tipo de licencias tiene mi entidad?

El siguiente paso es identificar el origen de las licencias Microsoft de la entidad. Os invitamos a comprobar vuestras solicitudes pinchando en la pestaña “SOLICITAR HISTORIAL” que encontraréis en el menú superior de la web de techsoup.es al acceder con vuestro usuario y contraseña. Además, podréis consultar vuestro ciclo de Microsoft en la pestaña o “Centro de donaciones Microsoft” en vuestra cuenta de TechSoup Spain.

Recuerda que las "licencias on-premise" de Microsoft en donación disponibles en la web de TechSoup son licencias de carácter permanente, es decir, que una vez adquiridas no caducan, y que dichas licencias pertenecen a tu entidad. Estas licencias (Windows, Office, etc.) cuentan con dos años de "software assurance", que permite actualizar a la versión más reciente del software Microsoft de forma gratuita, en dicho periodo.

Pasados esos dos años, ya no podréis cambiar a una nueva versión gratis y para poder hacerlo debéis hacer una nueva solicitud de "licencias on-premise"  en la web de TechSoup, (consulta los criterios de elegibilidad de Microsoft Donation), o considerar algunas otras opciones que indicamos en la tabla a continuación.

Si vuestras licencias no han sido obtenidas a través de TechSoup Spain (antiguamente DONO), debéis poneros en contacto con el distribuidor que os las facilitó para que os den información.

 

 

Licencias “on premise” de Microsoft en TechSoup Spain 

 

Servicios en la nube de Microsoft a través de TechSoup Spain 

Modelo 

Licencia perpetua, propiedad de la entidad. Es una compra de pago único. Algunos productos están en el catalogo de Microsoft donación y otros en el de Microsoft descuento

Suscripción, se paga un importe mensual por cada licencia adquirida, con compromiso anual. En el momento en el que se deja de pagar, cesa el servicio. 

 

Versión y Actualizaciones 

Las licencias se descargan exclusivamente en el portal oficial de Microsoft (portal de licencias por volumen o VLSC). Las licencias, mientras se disponga de Software Assurance pueden ascender o descender entre versiones. Una vez caducado, la versión se para en la última versión instalada. 

Las suscripciones se provisionan desde el centro de administración de los servicios en la nube de Microsoft. Desde TechSoup Spain podemos provisionaros estas suscripciones

No existen las versiones. Se está siempre actualizado con la última versión. 

Seguridad de los datos de primer nivel. 

 

Software Assurance 

Sí, está incluida en los pedidos del catálogo Microsoft donación (dos años desde la tramitación del pedido en TechSoup Spain), y en algunos del catálogo Microsoft descuento

No (no es necesario ya que siempre se está actualizado con la última versión) 

¿Y si me caducan los dos años de Software Assurance? 

Es muy importante que revises cuando caduca tu Software Assurance. Tienes tres meses como máximo para comprarlo como producto por separado (ejemplo). Pero es posible que si piensas migrar a la nube en un plazo inferior a un año, no te compense esta opcion. 

También puedes solicitar licencias de Office sin Software Assurance (ejemplo) si piensas migrar a la nube en un futuro cercano y no te interesa el Software Assurance. 

Pero la opción más asequible a día de hoy, hasta que deis el salto a la nube, es Office Standard en el catálogo de  Microsoft donación 

En las suscripciones en la nube, el Software Assurance ya no es necesario porque siempre se está actualizado con la última versión. Microsoft la despliega en sus actualizaciones. 

 

III. Nuestros ordenadores:

  • También hay que revisar las características de cada ordenador (Procesador, RAM, Espacio en disco duro, etc.). Si el ordenador es muy antiguo es posible que no soporte la instalación de Windows 10 o una versión muy reciente de Office. En ese caso, quizás lo mejor sea planificar la adquisición de un nuevo PC, ya sea nuevo o reacondicionado. IMPORTANTE: si os donan un PC, y sea formateado por motivos de seguridad, intentad que os dejen en el dispositivo las pegatinas originales de las licencias. Recomendamos consultar con vuestro proveedor de hardware sobre la capacidad de vuestros ordenadores para instalar nuevo software y sistemas operativos.

IV. Nuestros servidores

Los servidores de la entidad deberían están correctamente licenciados, para evitar por ejemplo que haya más trabajadores que licencias utilizando un servidor. Microsoft realiza auditorías periódicas y nuestra entidad podría incurrir en infracciones.  En este artículo podéis aprender más sobre el licenciamiento de servidores de Microsoft.

 

 

2. Tenemos listo el inventario ¿Qué opciones tenemos?

Tras este inventario, podemos encontrarnos ante distintas posibilidades para nuestra organización, o lo más probable es que sea una mezcla de ambas, en este punto debemos pensar qué camino queremos seguir en el futuro, y las restricciones de presupuesto que tengamos hoy, para marcar nuestros siguientes pasos.

Hemos preparado esta tabla en la que podéis ver nuestra recomendación en función de la situación en la que os encontréis actualmente. Podréis acceder a más información específica en los enlaces correspondientes. Importante: comprueba antes si tus licencias tienen Software Assurance en vigor (garantía que ofrece Microsoft en algunas licencias y que permiten actualizarse gratuitamente mientras está en vigor)

Mis ordenadores...

Sistema Operativo instalado 

Versión de Office instalada

Posible Acción

Soportan Windows 10

Windows 10 pro

Office 2019

Saltar a Microsoft 365

Soportan Windows 10

Windows 10 pro

Office 2016 o anterior

Actualizar a Office 2019 o Microsoft 365

Soportan Windows 10

Windows 8 pro o anteriores

Office 2016 o anterior

Actualizar a Windows 10 y después 

Actualizar a Office 2019 o Microsoft 365

Soportan Windows 10 Software pirata, no legal o versiones Home, Estudiante u otra (no Windows Pro)  - cualquiera -  

Solicita Windows, Get Genuine! para regularizar tu situación

 

No soportan Windows 10

Windows 8

Versión anterior a Office 2016

Actualizar a Office 2016 (disponible desde Office Standard) o cambiar a ordenadores más modernos y poner licencias nuevas de Actualizar a Windows 10 

 

Si además habéis encontrado irregularidades en las licencias de vuestros servidores, es muy importante que los actualiceis a una versión correcta. En este artículo podéis aprender más sobre el licenciamiento de servidores de Microsoft.

 

 

3. ¿Le conviene a nuestra organización dar el salto a la nube?

Ante la creciente popularidad de Microsoft 365 es probable que vuestra entidad esté planteándose dar el salto a la nube.

Microsoft 365 sin duda ofrece una serie de ventajas y de nuevas herramientas que pueden ser de gran utilidad para vuestra entidad. No obstante, debéis tener en cuenta distintos aspectos.

Por un lado, si vuestros equipos no son relativamente modernos, con memoria RAM y velocidad suficiente, es probable que se ralenticen, especialmente para herramientas en la nube. Es importante comprobar que aquellos PCs donde vais a utilizar O365 tienen las características de sistema suficientes y son compatibles.

Por otro lado, exige un cambio de mentalidad de ser propietarios de un software y pagarlo una única vez, a un modelo de suscripción, en el que deberemos pagar una cuota por cada licencia mensualmente. Esto permite una mayor flexibilidad a la hora de adaptar las licencias a nuestras necesidades, pero al mismo tiempo hace que dependamos del pago mensual para mantener activas las licencias.

Además, mientras que las licencias tradicionales son relativamente sencillas de descargar e instalar uno mismo, las suscripciones de Microsoft 365 requieren a menudo mayor conocimiento para poder implementarlas correctamente. 

En cualquier caso, atualizar las licencias perpetuas puede facilitar un primer paso para adoptar herramientas en la nube en el futuro.

 

A continuación, os presentamos dos casos frecuentes:

A) No estamos preparados para un gran salto tecnológico (de momento)

En este caso, procurad actualizar las versiones de Windows y Office a las versiones más actuales que os permita vuestro hardware y los derechos de vuestras licencias. Si no han pasado menos de dos años desde la adquisición de licencias Microsoft “on-premises” en TechSoup Spain/DONO, podéis aprovechar el "software assurance" y actualizar la versión del software Microsoft a la más reciente que dentro de las disponibles gratuitamente (excepto Get Genuine).

Pasados esos dos años, ya no podréis cambiar de versión y para poder hacerlo debéis hacer una nueva solicitud de "licencias on-premise" en la web techsoup.es. Siempre recomendamos agotar los cupos de licencias del catalogo Microsoft donación, antes de considerar otras opciones más caras. Para este catálogo de 24 productos, una vez tu entidad está validada y es elegible para Microsoft, puede solicitar directamente. En él encontraras Windows (Get Genuine y Upgrade, que sirve para cambiar de versión una vez tienes la licencia Pro instalada, por ejemplo, de Windows 7 a Windows 10), Office Standard, CALs etc. Se pueden solicitar dentro de cada ciclo de dos años:

  • Hasta 50 cada producto de escritorio donado o CAL (es decir, hasta 50 Windows, hasta 50 Office, etc. en todos los pedidos que necesites)
  • Hasta 25 Windows Server Standard donados
  • Hasta 5 productos de servidor donados en total que no son Windows Server Standard
  • Nota: Get Genuine sólo se puede pedir una vez en la vida de la entidad, con independencia de los ciclos

Estos los vas a ver en tu cuenta del Microsoft donation Center . Pasados los dos años, tu cupo se resetea y puedes volver a pedir otras 50 licencias de cada uno de esos 24 productos.

 

B) Queremos dar el salto a la nube

Si vuestra entidad está preparada, podéis empezar la transición hacia la nube de Microsoft, los servicios en la nube como O365, PowerBI, Dynamics 365, Azure, etc. Hay diferente opciones para diseñar la nube, o bien exclusiva o bien hibrida que mezcla licencias on-premises y licencias de suscripción.

Las soluciones en la nube son extremadamente beneficiosas y ricas en funciones, pero pueden parecer difíciles de configurar y optimizar. Esto es especialmente posible para las organizaciones más pequeñas que pueden no tener personal de IT cualificado. Es recomendable contar con un asesor tecnológico que acompañe a la entidad en la migración y despliegue si este es el caso de tu entidad.

Para solicitar los servicios en la nube, tenéis que seguir los pasos que encontraréis en esta guia para crear una cuenta de Microsoft non-profit. Os invitamos revisar la página de dudas frecuentes de Microsoft para entidades no lucrativas, así como la página de elegibilidad de Microsoft.

Una vez validados como entidad elegible, deberéis escoger uno a uno los servicios que queréis solicitar. En este artículo podéis leer más en profundidad acerca de Microsoft 365.

 

4. Antes de empezar, ¡haz una copia de seguridad!

Tras descubrir las diferentes opciones al alcance de tu entidad, es el momento de escoger la que más se adecúa a vuestras necesidades. Pero antes de realizar los cambios que decidas acometer, asegúrate de haber realizado una copia de seguridad de tus archivos, evitando cualquier pérdida de información que pudiera producirse al hacer la transición hacia un sistema o dispositivo nuevo.

Puedes almacenar tus datos de diferentes formas (manualmente, o con un software específico como los de Veritas, etc.) y en múltiples soportes (nube, servidor, disco duro, usb, etc.). Elige de nuevo el método que mejor se ajuste a tus preferencias.

 

 

 

Notas:

Las características presentadas en este artículo están sujetas a cambios y tienen como finalidad informar a la audiencia de TechSoup Spain sobre las diferentes opciones a su alcance. Ante cualquier discrepancia, la información que prevalecerá será aquella disponible en la web de Microsoft y en el catálogo de productos de Microsoft en TechSoup Spain.

Las licencias y servicios de Microsoft para entidades sin fines de lucro están destinadas solo a empleados remunerados y al personal equivalente a tiempo completo (FTE) no remunerado de la entidad, que tengan responsabilidades administrativas, operativas y fiduciarias materiales diarias y que no utilicen la licencia para la generación de ingresos personales. Los voluntarios, miembros y beneficiarios de la organización sin fines de lucro NO son elegibles para suscripciones y licencias sin fines de lucro, pero sí para licencias en descuento. Para los voluntarios, puede utilizar ofertas voluntarias con descuento disponibles a través del Acuerdo de Microsoft Enterprise (EA). Puedes encontrar toda la información sobre la elegibilidad de Microsoft en este enlace.

Este artículo se publica bajo una licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 International License.

 

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