Dejamos atrás el complicado año 2020, un año difícil para todas las asociaciones, fundaciones y entidades sin ánimo de lucro, que nos ha enseñado a trabajar de forma diferente y a dar el 200%, en el que hemos tenido que demostrar una gran capacidad de adaptación apoyándonos en los recursos que disponíamos.
Ahora que empezamos un nuevo año, es el momento adecuado para echar un vistazo atrás y analizar las dificultades a las que nos hemos enfrentado y nuestras posibilidades de mejora para el futuro. El 2021 va a suponer un gran reto para el Tercer Sector, sumando a los retos de la pandemia de 2020, la crisis económica y los desafíos que están por llegar.
Si todavía no lo hemos hecho, este es el momento para planificar también nuestra estrategia tecnológica para el 2021, pudiendo seleccionar e implementar las herramientas que ayuden a nuestra organización a ahorrar costes y ser más eficaces en su misión.
Por eso, de cara a los propósitos de Año Nuevo para vuestra entidad, desde TechSoup Spain queremos proponerte unas pautas para que puedas comenzar el año con buen pie.
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1.- Consigue una mayor visibilidad para tu entidad
La situación actual ha hecho que las donaciones se hayan reducido y ahora mismo es necesario ser más visibles. Es necesario que más gente conozca nuestras causas solidarias para conseguir más donaciones que hagan viables todos los proyectos que queremos llevar a cabo. Hoy en día, aparecer en internet y que encuentren nuestra entidad fácilmente en buscadores como Google, es primordial. Para ayudarte, Google ofrece, a entidades validadas y elegibles por TechSoup Spain, una subvención de 10.000$ mensuales (Google Ad Grants) para que todas las entidades del Tercer Sector se publiciten en sus anuncios de pago de forma gratuita, y así puedan ser más relevantes. ¡Imagínate el empuje que esto puede suponer para tu entidad sin fines de lucro!
2.- Muestra de una forma más impactante el resultado de tus proyectos
Dicen que una imagen vale más que mil palabras. Y un video está formado por muchas imágenes… El poder mostrar los resultados de la labor de nuestras organizaciones a nuestros compañeros, socios y donantes es algo determinante. Cuanto más partícipes se encuentren de nuestras actividades, más involucrados estarán con nuestras entidades.
Si no tenéis ya un editor de imágenes adecuado, gracias al programa de TechSoup Spain podréis haceros con un buen editor de imágenes y de vídeo como Adobe Photoshop Elements y Adobe Premiere Elements que podrán ayudaros a crear un contenido más cuidado e impactante que refleje el día a día de vuestras actividades.
3.- Saca partido a las Redes Sociales
Las RRSS son un recurso cada vez más importante para estar más cerca de tus donantes, socios y componentes de tu organización. Son muy útiles tanto para dirigir tráfico a tu web, donde podrás comunicar con mayor profundidad tus proyectos y conseguir donaciones, como para el branding de tu asociación. Para que se conozca y para que pueda alcanzar a más gente interesada en tu misión. Aprovecha plataformas online gratuitas para hacer publicaciones visualmente más atractivas, o utiliza editores de imágenes y vídeo para darles ese toque personal.
4.- Refuerza la ciberseguridad en tu entidad
Todas las organizaciones contamos con información muy sensible de nuestros donantes, de nuestros proyectos, de nuestro día a día… Solemos acordarnos de la seguridad una vez que ya ha pasado el incidente que no queríamos que ocurriera. El primer paso que debemos dar es asegurarnos un buen antivirus siempre actualizado. Si todavía no teneis un antivirus adecuado en vuestra organización, en Techsoup Spain podréis encontrar descuentos especiales para Bitdefender y Norton, en función de vuestras necesidades.
No obstante, debemos vigilar también la manera en la que almacenamos y compartimos nuestros datos, y más ahora que trabajamos en remoto en muchos casos. Un firewall en tus servidores físicos, o utilizar un servidor virtual para compartir y almacenar tus datos te permitirá compartirlos y guardarlos con más seguridad.
En la plataforma de TechSoup Spain encontrarás distintas soluciones gratuitas y de pago que se pueden ajustar a las necesidades de vuestra entidad, como Box, Google Drive, OneDrive de Microsoft (para almacenamiento en la nube), el acceso a Amazon Web Services, o los sistemas de back up seguros de Veritas.
Consulta nuestra guía sobre Consejos de Ciberseguridad para leer más al respecto.
5.- Actualiza y pon en regla tus equipos
Tener un sistema operativo y unas herramientas de ofimática mínimamente actualizadas nos puede ayudar a trabajar mucho mejor. Este año puede ser un buen momento para actualizar aquellos equipos más obsoletos, para que funcionen con más eficiencia, menos errores sobretodo con mucha más seguridad, ya que los sistemas operativos como Windows 7 ya no tienen soporte.
Si vuestros equipos tienen versiones obsoletas de Windows profesional, podeis acceder con TechSoup Spain a Windows Update, que además de permitiros instalar última versión de Windows 10, os cubre frente a futuras actualizaciones durante dos años a través del Microsoft Software Assurance.
¿Y si tal vez habéis recibido ordenadores en donación sin un sistema operativo o con versiones pirata o “home” de Windows? Aprovecha para ponerlos en regla a través de las licencias Windows Get Genuine, indicadas para estos casos, a un coste mucho menor. ¡Atención! Este tipo de licencias resultan muy económicas comparadas al precio de mercado, pero ten en cuenta que solo las podrás solicitar en un pedido, una sola vez, y hasta un máximo de 50, por lo que debereis planificar con antelación cuantas podríais necesitar en el futuro.
6.- Moderniza tus herramientas de ofimática
Igual de importante para trabajar con eficiencia es mantener actualizada y uniformada a nuestra organización en cuanto al uso de herramientas de ofimática. Si en vuestra organización se utilizan distintas versiones de Office o una combinación de Office y herramientas de G-Suite de Google por ejemplo, puede ser un buen momento para escoger un proveedor y tratar de avanzar para trabajar todos en un mismo sistema, reduciendo las incompatibilides y beneficiándose de las nuevas funcionalidades para colaborar que tienen estas herramientas.
En el catálogo de TechSoup Spain, podrás acceder a las últimas versiones de Microsoft Office para Windows y Mac con una tarifa muy reducida, así como el acceso a la G-Suite de Google para entidades sin fines de lucro y la solución en la nube de Microsoft 365.
7.- Termina de implementar el teletrabajo en tu entidad
El pasado año tuvimos que adaptarnos todos de la noche a la mañana para poder teletrabajar, y aunque llevamos meses acostumbrándonos, todavía muchas entidades siguen utilizando soluciones temporales adoptadas de urgencia. Parece que seguiremos teniendo que trabajar de forma remota durante un tiempo, por eso es buen momento para seleccionar las herramientas definitivas que más convienen a nuestra organización, tanto para nuestros equipos como para personas externas con las que nos reunimos, damos clase o conferencias.
En el catálogo de Techsoup Spain encontrarás un amplio catálogo de soluciones para teletrabajar. Visita nuestra guía sobre el teletrabajo para que vuestra organización pueda analizar entre alternativas como Microsoft Teams, Zoom o Google Meet; así como otras herramientas para compartir tu escritorio para poder solucionar incidencias fácilmente con TeamViewer, crea incluso un portal de intranet y comparte tus documentos con SharePoint…
En TechSoup Spain queremos conseguir que veas este año que comienza con nuevas perspectivas. Si eres una asociación, una fundación o una entidad sin ánimo de lucro, aprovecha para registrarte en nuestro programa, y una vez validado, tendrás acceso a todo este software en una exclusiva plataforma sólo accesible para el Tercer Sector. Consigue la mejor tecnología de forma gratuita o a precios muy asequibles para de esa forma poder empezar esta nueva temporada con el pie derecho. ¡Es el momento de afrontar la transformación digital y en TechSoup Spain queremos ayudarte con ella!