Zoom: Características, precios y recomendaciones de seguridad

 

¿Para qué sirve Zoom?

¿Qué modalidad de Zoom necesito para mi organización?

¿A qué me da acceso el plan de descuentos de Techsoup?

Zoom utilizado de manera segura


¿Para qué sirve Zoom?

Zoom es una herramienta de comunicación que ha tenido un enorme éxito gracias a la facilidad de instalación y uso que ofrece, así como una gran calidad de imagen y sonido. Es particularmente útil para tener comunicaciones con personas de dentro y fuera de la organización, y destaca también por la calidad para emisiones multitudinarias, convirtiéndose en una alternativa útil para presentaciones y seminarios.

Existe una versión gratuita con limitaciones de tiempo y personas participantes, y otras versiones de pago dependiendo del número de anfitriones (hosts) que se soliciten. Estos anfitriones son los usuarios que tienen permisos para organizar y administrar reuniones, a las que pueden acceder participantes aunque no sean anfitriones.

Entre sus características destacan:

Usabilidad:

  • Habilita la adopción rápida con las capacidades de reunión que facilitan iniciar una reunión, unirse a una o colaborar a través de cualquier dispositivo.
  • Uso en distintas plataformas: proporciona videoconferencias optimizadas de calidad empresarial tanto desde un ordenador como desde los dispositivos móviles.
  • Sincronización con calendarios: las reuniones de Zoom se sincronizan con el calendario y ofrecen soporte para la programación o el inicio de reuniones desde Outlook, Gmail o iCal.
  • Chats grupales, historial consultable, intercambio de archivos integrado y almacenamiento por 10 años. Es fácil pasar de llamadas uno a uno a llamadas grupales. Además el chat cuenta con un espacio colaborativo optimizado de mensajería constante integrado para los clientes de escritorio y de dispositivos móviles.

Herramientas para colaboración y presentaciones:

  • La herramienta permite utilizar video y audio en HD en las reuniones con soporte para hasta 1000 participantes en el video y 49 videos simultáneos en la pantalla.
  • Múltiples participantes pueden compartir sus pantallas de manera simultánea y realizar anotaciones colaborativas para lograr una reunión más interactiva. Permite compartir y reproducir videos con transmisión total de audio y video sin subir el contenido.
  • Permite realizar votaciones y levantar la mano de manera virtual para preguntas y respuestas
  • Permite grabar reuniones de manera local o en la nube, visualizar transcripciones generadas por IA y capturar notas y elementos de acción.

Puedes ver este video para más información.

Puedes acceder a los productos disponibles de Zoom pulsando aquí


¿Qué modalidad de Zoom necesito para mi organización?

Dependiendo de cuales sean las características de tu organización, os podría convenir un tipo de licencia de Zoom u otra. Ten en cuenta que un mismo usuario no puede acceder a distintos tipos de licencia al mismo tiempo. Recomendamos hacer un estudio previo de las necesidades que va a tener toda la organización en el corto y medio plazo y ajustar la contratación en función de las necesidades. Puedes consultar las condiciones actuales de elegibilidad de Zoom en esta sección.

Además, Zoom tiene una serie de servicios que se pueden contratar y customizar por separado. Os recomendamos visitar su web para conocer más en detalle los servicios adicionales.

En este otro enlace puedes encontrar una serie de videos y preguntas frecuentes sobre Zoom que te ayudarán a entender mejor que producto necesitais en vuestra organización.

Un anfitrión en Zoom es aquella persona que tiene poderes para convocar reuniones. Un anfitrión puede convocar un número ilimitado de reuniones siempre y cuando no haya más de una al mismo tiempo. Es importante entender este concepto para escoger mejor que versión de Zoom necesitamos para nuestra organización

Servicios adicionales opcionales (disponibles en Pro Y Business):

Además de los servicios básicos incluidos en cada paquete, Zoom ofrece otra serie de servicios adicionales con condiciones especiales. A través de Techsoup se puede acceder a un descuento del 50% en todos los productos adicionales de Zoom.

 

Almacenamiento adicional en la nube (a partir de $40/mes)*

H.323/SIP Room Connector (a partir de  $49/mes)*

Unirse a través de Zoom Rooms (a partir de  $49/mes)*

Unirse desde teléfonos de marcación gratuita Call Me (a partir de  $100/mes)*

Video Webinars (a partir de  $40/mes)*

 

*ATENCIÓN! Los precios están reflejados en dólares americanos y antes de aplicar el descuento de Techsoup. Los precios publicados erán validos a 27 de abril de 2020 y están sujetos a cambios por parte de Zoom. Puedes revisar las tarifas actualizadas aquí: www.zoom.us/pricing. La oferta de TechSoup establece que las entidades que soliciten Zoom se comprometen a solicitar una licencia anual.

 

Puedes acceder a los productos disponibles de Zoom pulsando aquí

 


¿A qué me da acceso el plan de descuentos de Techsoup?

Contratando Zoom a través del programa de donaciones de Techsoup, se accede a las tarifas de Zoom con un descuento del 50% en todos sus servicios durante un año.  Es decir, la organización debe pagar primero la tasa de administración de Techsoup (61 € o 171 € más 21% IVA dependiendo del paquete). La tasa de Techsoup se paga una única vez independientemente del número de anfitriones o complementos que se activen, y se debe renovar cada año en la web de TechSoup. La tarifa de descuento solo aplica a la contratación de Zoom por un año completo, realizado en un único pago, si se desea contratar el servicio para uno o varios meses no se puede acceder a la tarifa de descuento.

Adicionalmente se debe pagar a Zoom por las licencias y los servicios que se contraten, obteniendo una tarifa con un 50% de descuento. A continuación mostramos una tabla a modo de ejemplo del coste final que puede suponer durante un año para una organización. 

Importante - La tarifa administrativa de Techsoup se paga de manera similar a otras solicitudes, mediante transferencia bancaria a través de Techsoup Spain. Posteriormente el pago a Zoom por la licencia y servicios adquiridos se paga directamente a través de la web de www.zoom.us. Para lo que se requiere pago con tarjeta de crédito.

 


Zoom utilizado de manera segura

A medida que las organizaciones aumentan el uso de herramientas de trabajo remotas, el uso de Zoom se ha disparado. Con esto, algunos defectos básicos en la seguridad nativa y predeterminada de Zoom han salido a la luz, junto con una mayor preocupación por la privacidad. En respuesta a esto, Zoom ha trabajado para mejorar sus políticas de seguridad y privacidad.

Zoom ofrece cifrado para todas las reuniones, seguridad del usuario basada en roles, protección con contraseña, salas de espera y la posibilidad de poner al participante en espera. No obstante se aconseja leer con atención esta serie de recomendaciones para utilizar Zoom de manera segura.

Para la mayoría de los usos, Zoom es seguro. Sin embargo, puede haber ocasiones en que sea necesario medir la sensibilidad del contenido de la reunión y configurar Zoom para que sea más seguro o elegir otra herramienta por completo. A continuación se presentan algunas formas de configurar Zoom para casos de uso particulares.

Utiliza la guía a continuación para configurar su cuenta de Zoom para maximizar su privacidad y optimizar tu experiencia para diferentes tipos de reuniones remotas en tu organización sin fines de lucro.

 

  1. Reuniones abierta: no se comparte información confidencial

Si estás utilizando Zoom para una conversación abierta y deseas que la asistencia sea lo más fácil posible, la configuración de seguridad predeterminada debe ser adecuada. En estos casos debes tener claro que durante la reunión no se compartirá información confidencial.

 

  1. Reuniones de la junta directiva, reunión del equipo, reunión privada o confidencial:

Si una reunión puede dar como resultado que se comparta contenido confidencial en la presentación o en la ventana de chat, recomendamos habilitar las siguientes características de seguridad:

  • Al programar la reunión, verifica que has solicitado una contraseña y que solo los participantes esperados reciben esta contraseña.
  • Expande la sección Opciones avanzadas en la parte inferior del planificador de reuniones. Asegúrate e de haber configurado la reunión para requerir que los participantes se autentiquen e inicien sesión en Zoom. Si no tienen una cuenta de Zoom, se les pedirá que creen una cuenta gratuita.
  • Habilita también una "sala de espera". Esto te permitirá ver a los participantes que se han unido antes de permitirles entrar en la reunión.
  • Requerir que el host se una primero. Esto asegurará que el anfitrión pueda administrar a los participantes cuando se unan a la reunión. En este caso, podría ser bueno agregar hosts alternativos por si el organizador no puede participar a última hora.
  • Una vez que haya comenzado la reunión y tenga los participantes esperados, bloquea la reunión desde el panel Administrar participantes. Esto evitará que otros se unan.
  • Una vez que la reunión ha comenzado, es posible que no desees permitir que otros compartan su pantalla, chatear o mencionarse. Zoom acaba de lanzar una nueva función para hosts con la introducción de un botón de Seguridad en la barra de herramientas. Cuando se hace clic, los hosts pueden restringir esas actividades y establecer otras opciones de seguridad.

El nuevo menú de seguridad de Zoom con la sala de espera y las actividades de los participantes habilitadas

El nuevo menú de seguridad de Zoom con la sala de espera y las actividades de los participantes habilitadas

Tu administrador podrá activar la función Requerir cifrado para puntos finales de terceros (H323 / SIP) en la sección de configuración de la consola de administración. Si tu organización utiliza el conector de la sala de conferencias de Zoom, un servicio adicional, garantiza que si se usa Zoom con otros dispositivos de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) de terceros, como los teléfonos de la sala de conferencias, los datos se cifrarán de extremo a extremo . Ten en cuenta que el dispositivo también debe configurarse para habilitar esto.

  1. Reuniones de equipo

Para las reuniones de trabajo de equipos sería apropiado habilitar la misma configuración mencionada anteriormente, con la excepción de habilitar la sala de espera y requerir que el anfitrión se una primero. De esta manera, los miembros pueden comenzar la reunión antes de que el anfitrión se una a la llamada. Sin embargo, si este equipo discutirá información confidencial, por ejemplo, la información personal de los empleados, sería prudente seguir las mismas pautas anteriores.

  1. Reunión de voluntarios

Si estáis utilizando Zoom con voluntarios y estáis seguos de que no se compartirá información confidencial en la reunión, la configuración de seguridad predeterminada debería ser adecuada. En este caso, sin embargo, recomendamos solicitar una contraseña.

 

  1. Reuniones grabadas

Si tenéis intención de grabar su reunión, existe la opción de guardar la grabación en vuestro dispositivo o guardarla en la nube. Solo se puede guardar en la nube con una cuenta de pago. Es posible configurar la grabación para que esté protegida con contraseña o disponible solo para aquellos en la misma cuenta. Si os preocupa la sensibilidad del contenido, debéis considerar estas dos características. Y por ultimo, siempre pedir consentimiento expreso a los participantes para grabar tanto su voz como su imagen si participan con la videocámara encendida, e informar del uso y publicación de ese contenido grabado.

 

  1. Cuando no deberías usar Zoom

El cifrado estándar de Zoom y otras características de seguridad hacen que no sea apropiado para compartir contenido o datos que, si se violan, podrían ser perjudiciales para los sistemas de su organización o tener consecuencias para sus constituyentes. Sin medidas adicionales, como las disponibles en el plan Zoom for Healthcare, y una auditoría de seguridad profesional, Zoom no debe usarse para compartir datos como contraseñas, información de identificación personal, datos confidenciales del cliente o registros médicos.

 

Puedes acceder a los productos disponibles de Zoom pulsando aquí

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