En este artículo te hablaremos de:
- ¿Qué es Google para organizaciones sin ánimo de lucro?
- ¿Cómo puedo acceder a Google para organizaciones sin ánimo de lucro?
- Guía paso a paso para darte de alta en Google nonprofit
- Siguientes pasos: activar productos de Google para organizaciones sin ánimo de lucro
¿Qué es Google para organizaciones sin ánimo de lucro?
- Acceso gratuito a Google G Suite Basic. Una gama de programas en la nube que podéis usar para la gestión administrativa, incluyendo Gmail, Google Documents, Spreadsheets, Calendar, Presentations, Forms/Surveys, Calendar, Chat, Drive (un Sistema de almacenamiento de archivos en la nube) y Sites. No hay limite en cuanto al número de usuarios, cada ususario tendrá una cuota de 30 Gb de almacenamiento, recordar que los documentos con formato de Google no cuenta en la suma de espacio consumido. En este enlace encontrarás más información sobre las caracteristicas incluidas en Gsuite Basic, y también en los planes de pago (con descuento) que Google ofrece a las entidades elegibles.
- Google Ad Grants. Recibe hasta $10,000 de publicidad AdWords cada mes para promocionar vuestra página web en Google a través de campañas con palabras clave. Lee más aquí sobre la política de Google Ads Grant.
- Acceso YouTube. Incrementando la capacidad de subida, la capacidad para seleccionar de manera personalizada imágenes en miniatura, y situar llamadas a la acción sobre vuestros videos.
- Google Maps y Google Earth. Google ofrece acceso y condiciones especiales para utilizar estas herramientas en beneficio de vuestra organización.
- Google Classroom, para poder ofrecer formación a tu comunidad
- Para aprender más sobre cada una de las ofertas de Google para organizaciones sin ánimo de lucro visita su web
¿Cómo puedo acceder a Google para organizaciones sin ánimo de lucro?
Para identificar que organizaciones cumplen con los requisitos de Google para acceder al programa de Organizaciones sin ánimo de lucro, Google trabaja con Techsoup Spain para validar que entidades españolas son elegibles para el programa. Estos son los pasos que debeis seguir para poder acceder:
Si todavía no sois miembros de TechoSoup Spain, necesitaréis registraros primero en nuestro Programa. Solo una vez validemos vuestra organización podréis solicitar Google para organizaciones sin ánimo de lucro. Haz clic en el siguiente enlace para más información sobre cómo registraros. No podréis completar el registro en Google hasta validar vuestro registro a través de Techsoup.
¿Por qué es Techsoup Spain quien da la validación para Google for Nonprofit?
TechoSoup Spain es parte de TechSoup Global network, que ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro en 89 países a acceder a las herramientas tecnológicas y a la formación que necesitan para mejorar su misión. A nivel mundial, la red trabaja con más de 100 entidades y proporciona un proceso de validación de elegibilidad a las organizaciones en su nombre.
¿Tengo que estar validado con TechoSoup Spain para acceder a Google para organizaciones sin ánimo de lucro?
Sí, primero tienes que registrarte en TechoSoup Spain. En base a la información y documentación que nos proporciones al registrate, verificaremos el estado legal de tu organización y sus actividades.
Una vez que hayamos validado tu organización, podrás solicitar Google for Nonprofits.
¿Cuánto tiempo tarda la validación con TechSoup Spain?
Procesaremos tu solicitud y validaremos tu registro en un plazo prudencial a partir de la recepción de los documentos necesarios. Puedes llamarnos para comprobar el estado de tu solicitud.
Una vez que su cuenta esté aprobada, podrás generar tu código de validación en la cuenta de tu entidad (Mi cuenta > Código de validación).
Si ya sois miembros de TechoSoup Spain, seguid detenidamente este proceso, puede parecer un poco complejo pero si seguís paso a paso esta guía no deberíais tener ningún problema.
Guía paso a paso para darte de alta en Google nonprofit
PASO 1: Crear una cuenta en Google for nonprofts.
En primer lugar necesitaréis crear una cuenta para vuestra organización en Google.
Importante:
Si ya estais utilizando una cuenta de google en la organización podéis usar la misma, pero nunca utilicéis vuestra cuenta personal como administrador.
Recomendamos que empecéis el proceso abriendo una pestaña de incógnito en vuestro navegador para que no tome una cuenta personal que tengais ya en la "caché" del navegador.
Si aparecen datos de vuestra cuenta personal, pulsad sobre “utilizar otra cuenta”, después “crear nueva cuenta”, y “para mi negocio”.
a. Entra en https://www.google.com/intl/es/nonprofits/ y ve a la parte inferior de la página donde pone Empezar. Si aun así aparecen datos de vuestra cuenta personal, pulsad sobre “utilizar otra cuenta”, de lo contrario aparecerá la opción “crear nueva cuenta”.
b. Pulsa sobre “crear nueva cuenta”, y a continuación “para mi negocio”.
c. En la nueva pantalla, os da la opción de crear una cuenta de correo electrónico de Gmail, pero también podéis introducir vuestra dirección de correo corporativa para la cuenta pulsando “usar mi dirección de correo electrónico”
d. A continuación, completa la información que vaya solicitando el formulario de Google, Google enviará un mensaje a tu email y teléfono registrados para confirmar tu cuenta. Si no has tenido ningún problema, en este punto tu cuenta quedará registrada en Google.
PASO 2 – VALIDAR TU CUENTA COMO GOOGLE PARA ORGANIZACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO: EL TOKEN DE VALIDACIÓN.
Enhorabuena por llegar hasta aquí, en este punto, una vez registrada y activada la cuenta de vuestra organización.
a. Google te preguntará en primer lugar que confirmes que tu organización es elegible para su programa (se excluyen entidades educativas, hospitales o órganismos públicos). Pulsa "Siguiente" para continuar.
b. En la siguiente pantalla se te pedirá que selecciones en que país tenéis sede. Selecciona España y continúa.
c. A continuación necesitas introducir un token de validación para poder continuar.
Se trata de un código alfanumérico similar a este: "123c492@NombreDeMiOrganización". Este código se genera automáticamente y actua como clave de acceso para confirmar que la entidad está validada por Techsoup. El token tiene una validez de 60 días pero es posible generar uno nuevo en cualquier momento si está caducado.
Puedes encontrar este Token en la sección de “mi cuenta” en la web de Techsoup, pulsando sobre "código de validación" en el menú superior que aparecerá al acceder a nuestra web con tu usuario y contraseña. Si no lo encuentras no te preocupes, puedes generarlo igualmente en un enlace durante el registro con Google.
- Pulsa sobre “Conseguir token de validación de Techsoup. Se abrirá una nueva página deberás pulsar sobre “Ya soy miembro/ Ya estoy Registrado” en Techsoup Spain. Aparecerá un recuadro donde introducir tu usuario y contraseña.
Atención! Tienes que introducir tu usuario y contraseña de Techsoup Spain. Las mismas credenciales que utilizas para entrar en www.techsoup.es. Puede ser diferente que has utilizado para Google. Si introduces la información correcta aparecerá un código en la pantalla con el siguiente aspecto: 123a4567@1b234c5de6789000. Copia este código token que tendrás que introducir a continuación.
- Vuelve a la otra ventana de Google, donde te mencionaban el token, pega el código donde te indica, pulsa después “Siguiente”.
Llegados a este punto, Google deberá tiene que aprobar explicitamente vuestra solicitud, verificando algunos datos vuestros como por ejemplo el dominio de vuestra entidad. Este proceso puede tardar unos 10 días antes de que Google acepte vuestra organización.
Una vez recibais un email de confirmación de Google, enhorabuena! Si has llegado a este punto, has validado correctamente tu organización y ya podeis comenzar a solicitar las ventajas de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro
IMPORTANTE! Tened en cuenta que cada aplicación que solicitéis pasará por un proceso de aprobación de Google, que tarda unos días en notificarse a la cuenta de correo de administración que hayáis establecido.
Una vez aprobado (tras recibir el email de Google) a continuación tienes que ir activando los diferentes servicios, a demanda. Google lo hace asi para que activeis sólo aquello que realmente necesitas, en lugar de dar acceso a todo por defecto y que luego no se usen.
SIGUIENTES PASOS: ACTIVAR PRODUCTOS DE GOOGLE PARA ORGANIZACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Una vez tengas tu cuenta activada y validada, podrás acceder al panel de control de Google for nonprofits. Donde puedes solicitar la activación de cada uno de los servicios que te ofrece Google. Dedicale tiempo a leer con calma todas las ventajas que ofrecen los distintos programas y activa únicamente aquellos que vayais a utilizar en vuestra organización.
G SUITE PARA ORGANIZACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO
G SUITE ofrece una completa serie aplicaciones empresariales seguras e inteligentes como Gmail, Documentos, Calendar, Drive o Hangouts Meet, podrás trabajar de forma colaborativa y eficiente. Dependiendo de las necesidades de tu organización, podrás elegir entre tres opciones: G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, G Suite Business para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y G Suite Enterprise para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Consulta aquí para obtener información completa.
Las becas publicitarias de Google te ofrecen 10.000 dólares mensuales para publicidad en especie. Con ellos, podrás crear anuncios basados en texto y acceder a herramientas que te permitan desarrollar campañas eficientes para la Búsqueda de Google cuando los usuarios busquen información relacionada con tu organización sin ánimo de lucro. Consulta información completa en la web de google para conocer el alcance que tiene esta promoción.
Importante: Una vez activada, debeis entrar con frecuencia en vuestras cuentas de Adwords para ajustar campañar y realizar los cambios y mejoras en palabras claves, etc. Google dona 10000$ al mes para mejorar nuestro posicionamiento en buscadores mediante anuncios con palabras clave, y si no se utiliza adecuadamente podeis ser penalizados y perder esta fabulosa ventaja. Lee más aquí sobre la política de Google Ads Grant.
YOUTUBE PARA ORGANIZACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Con las ventajas de Youtube for nonprofits podrás sacar mayor partido a los vídeos de vuestra entidad para llegar a una audiencia global y ampliar los límites de vuestra misión.
Tendrás acceso a funciones especialmente útiles para organizaciones sin ánimo de lucro:
- Las tarjetas de enlace a cualquier lugar permiten enlazar URL externas para que tus colaboradores accedan a ellas.
- La Academia de Creadores ofrece cursos adaptados a organizaciones sin ánimo de lucro.
- Graba o edita vídeos en los estudios para creadores globales de YouTube.
Desarrolla atractivas visualizaciones de datos para realizar un seguimiento del impacto de tu organización y compartir esta información. Utiliza Google Maps Platform para que los usuarios encuentren los recursos y los programas comunitarios más cercanos. Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro proporciona crédito de Google Maps Platform a este tipo de organizaciones. Consulta en su web para conocer los detalles.